Guia Rápido de Operação Diária

Capítulo 1 - Acessar o sistema e se localizar

Objetivo

Ensinar o usuário a entrar no Sistema Ossman e reconhecer as principais áreas de trabalho.

Quando utilizar

Use este capítulo no início do dia, no primeiro acesso ao sistema ou sempre que um novo colaborador precisar entender a navegação básica.

Pré-requisitos

• Ter um usuário cadastrado.
• Ter e-mail e senha de acesso.
• Estar usando o ambiente correto.
• Usar o navegador com zoom em 100%.

Passo a passo

1. Abra o endereço do sistema no navegador.
2. Na tela de login, preencha o campo E-mail.
3. Preencha o campo Senha.
4. Clique em Entrar.

1. Depois do login, observe o menu lateral.
2. Use o menu para acessar as áreas principais:
3. Dashboard;
4. Agenda;
5. Consultas;
6. Cadastros;
7. Referências;
8. Financeiro;
9. Perfil.

Observações importantes

• O menu pode exibir grupos recolhidos, como Cadastros, Referências e Financeiro.
• Cada perfil pode ter uma rotina diferente dentro do sistema.
• Para sair com segurança, use a opção Sair no menu lateral.

Boas práticas

• Confira se está no usuário correto antes de iniciar a rotina.
• Evite compartilhar senha.
• Ao terminar o uso, saia do sistema.
• Em treinamentos, use apenas usuários e dados fictícios de demonstração.

Erros comuns

• Usar credenciais de outro perfil e esperar ver exatamente a mesma rotina.
• Esquecer de sair do sistema em computador compartilhado.
• Confundir o menu Perfil com o cadastro administrativo de usuários.

Resumo

O acesso ao sistema é simples: entrar com e-mail e senha, conferir o menu lateral e iniciar a rotina pela área adequada. O Dashboard costuma ser o melhor ponto de partida.

Capítulo 2 - Acompanhar o dia pelo Dashboard

Objetivo

Mostrar como usar o Dashboard para ter uma visão rápida da operação do dia.

Quando utilizar

Use no início do expediente, durante uma pausa de acompanhamento ou quando precisar saber rapidamente como está a agenda e o financeiro.

Pré-requisitos

• Estar logado no sistema.
• Existirem dados de agenda, consultas ou financeiro na massa do sistema.

Passo a passo

1. Clique em Dashboard no menu lateral.
2. Observe o bloco principal da tela, chamado de central do dia.
3. Verifique os indicadores de agendamentos, consultas e contas.
4. Confira se existem alertas do dia.
5. Use o botão Abrir agenda quando quiser ir direto para a agenda.

Observações importantes

• O Dashboard é uma tela de leitura. Ele não é usado para cadastrar ou editar registros.
• Ele resume informações vindas de Agenda, Consultas e Financeiro.
• A visão pode mudar de acordo com o perfil do usuário.
• O médico pode ter informações clínicas contextuais; secretaria e admin não devem depender do Dashboard para visualizar conteúdo clínico.

Boas práticas

• Comece o dia olhando os indicadores principais.
• Use os alertas para decidir o que precisa de atenção.
• Quando precisar agir, abra o módulo correspondente.

Erros comuns

• Tentar resolver tudo pelo Dashboard.
• Interpretar um indicador como relatório completo.
• Ignorar alertas de agenda ou financeiro.

Resumo

O Dashboard ajuda a entender o dia rapidamente. Ele orienta o usuário, mas as operações devem ser feitas nos módulos de origem.

Capítulo 3 - Localizar pacientes

Objetivo

Ensinar a encontrar pacientes cadastrados e abrir seus dados principais.

Quando utilizar

Use quando precisar confirmar dados de um paciente, acessar seu detalhe ou seguir para o prontuário.

Pré-requisitos

• Paciente já cadastrado.
• Usuário logado.
• Acesso ao menu Cadastros > Pacientes.

Passo a passo

1. No menu lateral, abra Cadastros.
2. Clique em Pacientes.
3. Use o campo de busca para procurar por nome ou outro dado disponível na listagem.
4. Se necessário, ajuste o filtro de status.
5. Na linha do paciente desejado, clique na ação disponível para abrir o registro.

1. Na tela de detalhe, confira os dados principais do paciente.
2. Quando aplicável, use o acesso ao prontuário do paciente.

Observações importantes

• O paciente é uma informação central no sistema.
• Agenda, consultas, PEP e contas a receber dependem do cadastro do paciente.
• O número de prontuário pode ser derivado do ID do paciente.
• Dados clínicos devem ser tratados com cuidado e somente em ambiente adequado.

Boas práticas

• Pesquise antes de cadastrar um novo paciente.
• Confira CPF e nome para evitar duplicidade.
• Use dados fictícios em treinamento.
• Mantenha os dados de contato atualizados quando a rotina exigir.

Erros comuns

• Criar novo paciente sem pesquisar se ele já existe.
• Usar dados reais em demonstrações.
• Confundir detalhe do paciente com PEP.

Resumo

Localizar pacientes e uma tarefa comum da rotina. A partir do paciente, o usuário pode seguir para agenda, consulta, PEP e financeiro, conforme seu perfil e necessidade.

Capítulo 4 - Consultar a Agenda

Objetivo

Ensinar o usuário a consultar a agenda do médico por período e entender a organização dos atendimentos.

Quando utilizar

Use no início do dia, ao receber um pedido de horário, ao confirmar atendimentos ou ao acompanhar a semana.

Pré-requisitos

• Existir agenda configurada para médico e consultório.
• Existirem disponibilidades e durações configuradas.
• Usuário logado com acesso ao menu Agenda.

Passo a passo

1. Clique em Agenda no menu lateral.
2. Escolha a agenda desejada, formada por médico e consultório.
3. Confira a Data de referência.
4. Escolha a visualização:
5. Dia, para detalhes de um dia;
6. Semana, para panorama semanal;
7. Mês, para visão geral do calendário.
8. Use Anterior, Hoje e Próximo para navegar pelo período.

1. Clique em um bloco ocupado para abrir o detalhe do agendamento.
2. Clique em um bloco livre quando quiser iniciar um novo agendamento a partir da agenda.

Observações importantes

• A Agenda é organizada por médico e consultório.
• Horários livres dependem de disponibilidade e duração configuradas.
• Agendamentos cancelados ou remarcados não ocupam a agenda.
• A visão semanal e uma boa porta de entrada para a rotina.

Boas práticas

• Confirme sempre médico, consultório e data antes de orientar um paciente.
• Use a visão semanal para planejamento e a visão diária para operação detalhada.
• Antes de considerar que não há horário, confira se a agenda correta foi selecionada.

Erros comuns

• Procurar horário na agenda errada.
• Esquecer de conferir a data de referência.
• Confundir ausência de blocos com ausência de configuração.

Resumo

A Agenda mostra a disponibilidade operacional do consultório. Ela deve ser consultada antes de criar ou confirmar qualquer atendimento.

Capítulo 5 - Criar um agendamento

Objetivo

Orientar a criação de um novo agendamento de atendimento.

Quando utilizar

Use quando um paciente solicitar horário, quando a secretaria precisar registrar um compromisso ou quando o médico/admin precisar incluir um atendimento na agenda.

Pré-requisitos

• Paciente cadastrado.
• Agenda médico x consultório configurada.
• Tipo de atendimento ativo.
• Modalidade ativa.
• Duração configurada para o tipo de atendimento.
• Disponibilidade válida na data desejada.

Passo a passo

1. Acesse Agenda.
2. Clique em Novo agendamento ou selecione um bloco livre na agenda.
3. No campo Paciente, digite nome ou CPF e selecione o paciente correto.
4. Selecione a Agenda.
5. Escolha o Tipo de atendimento.
6. Escolha a Modalidade.
7. Confira ou preencha o Valor.
8. Informe a Data.
9. Aguarde o carregamento dos horários disponíveis.
10. Selecione o horário adequado.
11. Revise os dados antes de salvar.

Observações importantes

• O sistema sugere horários com base nas regras de agenda.
• O valor pode vir sugerido pelo tipo de atendimento.
• Horário manual ou encaixe depende de validação do sistema.
• Conflito de horário e bloqueado.
• Agendamento não é consulta; ele representa o compromisso marcado.

Boas práticas

• Confirme os dados com o paciente antes de salvar.
• Prefira escolher horários sugeridos pelo sistema.
• Use observações somente quando agregarem informação operacional.
• Em caso de encaixe, confirme com cuidado se o atendimento cabe na rotina.

Erros comuns

• Tentar agendar sem paciente cadastrado.
• Selecionar tipo de atendimento sem duração configurada.
• Informar data fora de uma disponibilidade válida.
• Salvar sem conferir valor e modalidade.

Resumo

Criar um agendamento exige paciente, agenda, tipo, modalidade, valor, data e horário. O sistema válida regras importantes para evitar conflitos e horários inválidos.

Capítulo 6 - Acompanhar consultas

Objetivo

Ensinar a localizar consultas e entender a diferença entre atendimento em andamento e consulta realizada.

Quando utilizar

Use quando o médico precisar retomar uma consulta, quando a equipe precisar localizar um atendimento ou quando for necessário acessar o detalhe de uma consulta.

Pré-requisitos

• Existirem consultas no sistema.
• Usuário logado.
• Acesso ao menu Consultas.

Passo a passo

1. Clique em Consultas no menu lateral.
2. Use o campo de busca para procurar por nome, CPF ou ID do paciente.
3. Escolha o status desejado:
4. em andamento;
5. realizada;
6. cancelada;
7. todas.
8. Se necessário, informe período de consulta.
9. Abra a consulta desejada.

1. No detalhe da consulta, confira o resumo do atendimento.
2. Quando permitido pelo perfil e pelo status, acesse o PEP ou o agendamento vinculado.

Observações importantes

• Quando existirem consultas em andamento, elas devem ser localizadas pelo filtro correspondente.
• Consultas realizadas ficam disponíveis apenas para consulta.
• Consulta não é a mesma coisa que agendamento.
• Ao finalizar uma consulta, o sistema gera conta a receber automaticamente.

Boas práticas

• Use filtros para encontrar a consulta mais rapidamente.
• Confira paciente, data e horário antes de abrir dados clínicos.
• Evite expor dados clínicos em ambientes compartilhados.
• Para treinamento, utilize dados fictícios.

Erros comuns

• Procurar uma consulta em andamento usando filtro de realizadas.
• Esperar editar consulta já realizada.
• Confundir detalhe da consulta com detalhe do agendamento.

Resumo

A tela de Consultas ajuda a localizar atendimentos clínicos. Ela e especialmente importante para acompanhar consultas em andamento e consultar atendimentos já realizados.

Capítulo 7 - Consultar PEP rapidamente

Objetivo

Mostrar como acessar o prontuário do paciente para leitura rápida do histórico clínico.

Quando utilizar

Use durante o atendimento, ao revisar o histórico do paciente ou quando o médico precisar consultar informações clínicas consolidadas.

Pré-requisitos

• Paciente cadastrado.
• Usuário autorizado ao contexto clínico.
• Existirem dados clínicos ou consultas para melhor aproveitamento da tela.

Passo a passo

1. Abra o detalhe de um paciente ou de uma consulta.
2. Clique na opção de acesso ao PEP.
3. Confira a identificação do paciente.
4. Leia o resumo clínico atual, quando houver.
5. Consulte indicadores rapidos.
6. Acompanhe a linha do tempo clínica.
7. Abra detalhes de consultas quando necessário.

Observações importantes

• PEP significa Prontuário Eletrônico do Paciente.
• O PEP não é um cadastro separado.
• Ele consolida informações do paciente, consultas, medicamentos e resumo clínico.
• O resumo clínico possui histórico versionado.

Boas práticas

• Consulte o PEP antes ou durante o atendimento clínico.
• Atualize resumo clínico somente quando houver alteração real.
• Leia a linha do tempo em ordem cronológica para entender a evolução.
• Proteja a privacidade do paciente durante a visualização.

Erros comuns

• Confundir PEP com tela de cadastro do paciente.
• Alterar resumo clínico sem necessidade.
• Exibir prontuário em ambiente inadequado.

Resumo

O PEP oferece uma visão clínica consolidada do paciente. Ele ajuda o médico a entender o histórico sem precisar navegar por várias telas separadas.

Capítulo 8 - Baixar uma conta a receber

Objetivo

Orientar a localização de uma conta a receber e o caminho para registrar a baixa financeira.

Quando utilizar

Use quando um pagamento de consulta for recebido e precisar ser marcado no sistema.

Pré-requisitos

• Conta a receber com status pendente.
• Forma de pagamento ativa cadastrada.
• Usuário com acesso ao menu Financeiro.
• Conferência prévia dos dados da cobranca.

Passo a passo

1. Acesse Financeiro > Contas a receber.
2. Use os filtros para localizar a conta.
3. Confira paciente, consulta, vencimento, valor e status.

1. Abra o detalhe da conta.
2. Clique em Registrar baixa.

1. Na tela de baixa, confira a conta selecionada.
2. Informe a data de pagamento.
3. Escolha a forma de pagamento.
4. Se necessário, ajuste a categoria financeira.
5. Marque se houve recibo emitido, quando aplicável.
6. Preencha observações da baixa se forem necessárias.
7. Revise tudo antes de confirmar.

Observações importantes

• Contas a receber são geradas automaticamente ao finalizar consultas.
• A baixa muda o status da conta para paga.
• Algumas ações financeiras não podem ser desfeitas. Confira os dados antes de confirmar.
• O detalhe financeiro não exibe conteúdo clínico da consulta.

Boas práticas

• Confira valor e paciente antes de registrar baixa.
• Informe a forma de pagamento correta.
• Use observações financeiras para registrar informações uteis, como comprovante ou contexto do recebimento.
• Execute baixa somente quando o recebimento estiver confirmado.

Erros comuns

• Baixar a conta errada.
• Registrar pagamento sem conferir forma de pagamento.
• Tentar editar conta que já não está pendente.
• Confundir baixa financeira com finalização de consulta.

Resumo

A baixa de conta a receber registra que uma cobranca foi paga. Antes de confirmar, revise os dados com cuidado, pois a ação altera o status financeiro da conta.

Capítulo 9 - Encerrar a rotina do dia

Objetivo

Orientar uma revisão simples ao fim do uso diário do sistema.

Quando utilizar

Use no encerramento do expediente, ao trocar de usuário ou antes de fechar o navegador.

Pré-requisitos

• Usuário logado.
• Rotina do dia executada.

Passo a passo

1. Volte ao Dashboard para revisar indicadores gerais.
2. Consulte a Agenda se precisar conferir próximos atendimentos.
3. Abra Consultas para verificar se há atendimentos em andamento.
4. Acesse Contas a receber para revisar pendências financeiras.
5. Se necessário, consulte Fluxo de caixa para leitura consolidada.

1. Ao finalizar, clique em Sair no menu lateral.

Observações importantes

• O encerramento da rotina não substitui conferência administrativa mais detalhada.
• Fluxo de Caixa e leitura derivada; ele não altera contas.
• O saldo anterior do Fluxo de Caixa é opcional e não fica salvo permanentemente.

Boas práticas

• Verifique consultas em andamento antes de encerrar o dia.
• Confira pendências financeiras principais.
• Saia do sistema quando terminar.
• Registre dúvidas ou inconsistências para revisão posterior.

Erros comuns

• Fechar o navegador sem sair do sistema em computador compartilhado.
• Esquecer consultas em andamento.
• Interpretar Fluxo de Caixa como tela de lancamento financeiro.

Resumo

Encerrar a rotina com uma revisão rápida ajuda a evitar pendências esquecidas. Dashboard, Agenda, Consultas e Financeiro formam o conjunto básico de acompanhamento diário.

Checklist operacional

Ao concluir este guia, o usuário deverá ser capaz de:

• Entrar no Sistema Ossman com e-mail e senha.
• Reconhecer os menus principais.
• Usar o Dashboard para acompanhar a operação do dia.
• Localizar pacientes cadastrados.
• Abrir o detalhe de um paciente.
• Consultar a Agenda por médico, consultório e período.
• Entender as visões Dia, Semana e Mês.
• Iniciar o cadastro de um novo agendamento.
• Entender os campos principais de um agendamento.
• Diferenciar agendamento de consulta.
• Localizar consultas usando busca, status e período.
• Abrir o detalhe de uma consulta.
• Acessar o PEP de um paciente quando autorizado.
• Entender que PEP é uma visão consolidada do paciente.
• Localizar contas a receber.
• Abrir o detalhe de uma conta a receber.
• Acessar a tela de baixa financeira.
• Revisar informações antes de confirmar a baixa.
• Consultar o Fluxo de Caixa como leitura consolidada.
• Sair do sistema ao final do uso.