Solução de Problemas Operacionais

Como fazer a triagem inicial do problema

Objetivo

Orientar a primeira verificação quando algo não funciona como o usuário espera.

Quando utilizar

Use antes de acionar suporte interno ou antes de alterar configurações administrativas.

Pré-requisitos

• Usuário logado no sistema.
• Perfil de acesso conhecido.
• Tela onde o problema ocorreu identificada.
• Registro envolvido localizado, quando houver.
• Dados fictícios preparados para treinamento.

Passo a passo

1. Identifique em qual área o problema ocorreu: Agenda, Consultas, PEP, Financeiro ou Configurações.
2. Confirme qual usuário está logado.
3. Confirme o perfil do usuário.
4. Verifique se a tela apresenta filtros ativos.
5. Confira se o registro está ativo, pendente ou em outro status.
6. Leia mensagens exibidas na tela antes de repetir a ação.
7. Se o problema envolver agenda, revise médico, consultório, disponibilidade e duração.
8. Se envolver financeiro, revise status da conta antes de tentar editar, baixar, pagar ou cancelar.
9. Se envolver dados clínicos, confirme se o usuário tem autorização para visualizar consulta ou PEP.

Observações importantes

• Muitos bloqueios são intencionais e protegem a consistência da operação.
• O status do registro costuma determinar quais ações aparecem.
• Filtros podem esconder registros que existem.
• Nem toda ausência de botão indica erro do sistema.

Boas práticas

• Reproduza o caminho do usuário desde a tela inicial.
• Anote tela, filtro usado, registro e ação tentada.
• Resolva primeiro causas simples, como filtro, perfil e status.
• Evite executar ações irreversíveis apenas para testar.

Erros comuns

• Tratar todo bloqueio como erro do sistema antes de conferir as regras da operação.
• Ignorar filtros ativos.
• Não conferir o perfil do usuário.
• Alterar configuração sem entender o impacto na agenda ou no financeiro.

Resumo

A triagem inicial separa dúvidas operacionais de problemas reais. Comece por perfil, tela, filtro, status e dependências.

A agenda não apresenta horários disponíveis

Objetivo

Resolver situações em que a agenda não mostra horários livres ou não permite selecionar um horário.

Quando utilizar

Use quando a visão Dia ou Semana não apresentar blocos livres, quando o formulário não sugerir horários ou quando o usuário não conseguir concluir um agendamento.

Pré-requisitos

• Usuário com acesso a Agenda.
• Médico e consultório definidos.
• Data de atendimento escolhida.
• Administrador disponível para revisar configurações, se necessário.

Passo a passo

1. Abra Agenda.
2. Confirme se o médico correto foi selecionado.
3. Confirme se o consultório correto foi selecionado.
4. Confira a data escolhida.
5. Acesse a configuração de Disponibilidades.
6. Verifique se existe disponibilidade ativa para o médico, consultório e dia da semana.
7. Confira se a disponibilidade está dentro da vigência correta.
8. Acesse a configuração de Durações.
9. Verifique se existe duração ativa para o tipo de atendimento.
10. Volte para a Agenda e tente carregar os horários novamente.

Observações importantes

• Agenda criada não significa agenda liberada.
• Disponibilidade define quando o médico atende em um consultório.
• Duração define quanto tempo o tipo de atendimento ocupa.
• Sem disponibilidade ou duração, o sistema não consegue oferecer horários corretamente.

Boas práticas

• Revise disponibilidade antes de mexer em duração.
• Confirme se o dia da semana da disponibilidade bate com a data escolhida.
• Mantenha durações ativas para todos os tipos usados na agenda.
• Teste a agenda após alterar configurações.

Erros comuns

• Criar disponibilidade para o consultório errado.
• Esquecer que cada tipo de atendimento precisa de duração.
• Procurar horário em data fora da vigência.
• Concluir que a agenda está vazia sem revisar configuração.

Resumo

Agenda sem horários geralmente indica ausência ou incoerência de vínculo, disponibilidade, vigência ou duração.

O agendamento apresenta conflito ou o encaixe é recusado

Objetivo

Orientar o usuário quando o sistema bloqueia um horário por conflito ou validação de encaixe.

Quando utilizar

Use quando o horário desejado já está ocupado, quando o sistema recusa horário manual ou quando um encaixe não pode ser salvo.

Pré-requisitos

• Paciente selecionado.
• Médico, consultório, tipo de atendimento e modalidade preenchidos.
• Data e horário desejados definidos.
• Agenda configurada com disponibilidade e duração.

Passo a passo

1. Abra a agenda do médico e consultório.
2. Mude para a visão Dia ou Semana.
3. Procure o horário desejado.
4. Confira se existe bloco ocupado no mesmo período.
5. Abra o bloco ocupado, se necessário, para confirmar paciente e status.
6. Volte ao formulário de agendamento.
7. Escolha um horário sugerido pelo sistema.
8. Se precisar de encaixe, informe horário dentro da disponibilidade válida.
9. Revise a duração do tipo de atendimento.
10. Salve apenas quando não houver conflito.

Observações importantes

• Conflito de horário e bloqueio operacional.
• Horário manual não ignora regras da agenda.
• Encaixe também precisa respeitar disponibilidade válida.
• Agendamentos cancelados ou remarcados não ocupam a agenda operacional.

Boas práticas

• Prefira horários sugeridos pelo sistema.
• Use a visão Dia para confirmar blocos ocupados.
• Confirme com o paciente antes de propor novo horário.
• Evite criar encaixe sem alinhamento com a rotina do consultório.

Erros comuns

• Tentar salvar horário já ocupado.
• Informar encaixe fora da disponibilidade.
• Ignorar a duração do atendimento.
• Confundir agendamento remarcado com horário ainda ativo.

Resumo

Quando houver conflito, escolha outro horário ou ajuste a configuração de agenda. O sistema protege a agenda contra sobreposições.

Falta uma duração configurada

Objetivo

Resolver casos em que a agenda não consegue calcular horários porque falta duração para o tipo de atendimento.

Quando utilizar

Use quando um tipo de atendimento existe, mas a agenda não gera horários esperados para ele.

Pré-requisitos

• Tipo de atendimento cadastrado.
• Médico vinculado ao consultório.
• Usuário com acesso administrativo a durações da agenda.
• Duração real do atendimento conhecida.

Passo a passo

1. Acesse a área administrativa de Durações.
2. Filtre ou localize o médico e consultório.
3. Confira se o tipo de atendimento usado no agendamento possui duração ativa.
4. Se não existir duração, clique em Nova duração.
5. Selecione o vínculo médico x consultório.
6. Selecione o tipo de atendimento.
7. Informe a duração em minutos.
8. Mantenha a duração ativa quando ela deve gerar horários.
9. Salve.
10. Volte para a Agenda e teste novamente o agendamento.

Observações importantes

• O sistema precisa da duração para calcular a ocupação da agenda.
• Deve existir apenas uma duração ativa por tipo de atendimento dentro do mesmo vínculo.
• Duração inativa não deve ser usada para novos horários.
• Duração incorreta pode gerar intervalos inadequados na operação.

Boas práticas

• Configure durações logo após criar tipos de atendimento.
• Use valores coerentes com a rotina real.
• Revise durações antes de abrir agenda para treinamento.
• Inative durações antigas quando não forem mais usadas.

Erros comuns

• Criar tipo de atendimento e esquecer a duração.
• Configurar duração no vínculo errado.
• Manter duas regras ativas para o mesmo contexto.
• Informar tempo diferente do atendimento real.

Resumo

Duração e uma pré-condição para horários disponíveis. Sem ela, a agenda não consegue calcular corretamente os blocos de atendimento.

Falta uma disponibilidade válida

Objetivo

Resolver casos em que o médico não aparece com horários porque não há disponibilidade ativa adequada.

Quando utilizar

Use quando a agenda está sem blocos livres em um dia específico ou quando a data escolhida não respeita a rotina cadastrada.

Pré-requisitos

• Médico vinculado ao consultório.
• Usuário com acesso administrativo a disponibilidades.
• Dias e horários reais de atendimento definidos.
• Período de vigência conhecido.

Passo a passo

1. Acesse a área de Disponibilidades.
2. Localize o vínculo médico x consultório.
3. Confira o dia da semana.
4. Confira horário inicial e horário final.
5. Confira se a disponibilidade está ativa.
6. Confira a vigência inicial e final.
7. Se faltar disponibilidade, clique em Nova disponibilidade.
8. Selecione o vínculo correto.
9. Defina dias, horários e vigência.
10. Salve e retorne a Agenda para testar a data.

Observações importantes

• A disponibilidade abre a agenda em dias e horários definidos.
• A criação pode aceitar multiplos dias.
• Cada dia selecionado gera uma disponibilidade individual.
• Sobreposições de disponibilidade ativa devem ser evitadas.

Boas práticas

• Configure disponibilidade antes de treinar agendamentos.
• Use vigências claras.
• Crie disponibilidade específica para atendimento fora da rotina.
• Inative disponibilidades que não devem mais valer.

Erros comuns

• Escolher dia da semana diferente da data desejada.
• Cadastrar disponibilidade sem vigência adequada.
• Criar disponibilidade no consultório errado.
• Esperar que disponibilidade sozinha funcione sem duração configurada.

Resumo

Disponibilidade define quando a agenda pode oferecer horários. Ela precisa combinar médico, consultório, dia, horário, vigência e status ativo.

A consulta não pode ser editada ou finalizada

Objetivo

Orientar o usuário quando a consulta não permite edição, continuidade ou finalização.

Quando utilizar

Use quando a ação esperada não aparece, quando uma consulta já está realizada ou quando o sistema impede a finalização.

Pré-requisitos

• Consulta existente.
• Usuário autorizado ao fluxo clínico.
• Status da consulta conhecido.
• Dados clínicos revisados.

Passo a passo

1. Acesse Consultas.
2. Localize a consulta pelo paciente, status ou período.
3. Confira se a consulta está em andamento ou realizada.
4. Se estiver em andamento, use Continuar para abrir a edição.
5. Revise os campos clínicos obrigatórios.
6. Preencha diagnóstico clínico antes de finalizar.
7. Se a consulta já estiver realizada, use a tela apenas para leitura e conferência.
8. Acesse o PEP quando precisar avaliar o histórico consolidado.

Observações importantes

• Consultas em andamento podem ser editadas.
• Consultas realizadas ficam disponíveis para leitura.
• Diagnóstico clínico é obrigatório para finalizar.
• Finalizar consulta gera conta a receber automaticamente.

Boas práticas

• Use filtros de status antes de procurar a consulta.
• Salve a consulta enquanto ainda estiver em andamento.
• Revise paciente e dados clínicos antes de finalizar.
• Não tente usar finalização para resolver problemas financeiros.

Erros comuns

• Procurar consulta realizada no filtro de andamento.
• Tentar editar consulta já finalizada.
• Tentar finalizar sem diagnóstico clínico.
• Confundir consulta com PEP.

Resumo

Consultas em andamento podem ser trabalhadas. Consultas realizadas são registros históricos e devem ser tratadas como leitura.

A conta não pode ser editada, baixada ou paga

Objetivo

Explicar o que verificar quando uma conta financeira não permite a ação esperada.

Quando utilizar

Use quando o usuário não encontra Editar, Baixar, Pagar ou quando recebe aviso de que a conta não pode mais receber a ação.

Pré-requisitos

• Usuário autorizado ao financeiro.
• Conta a receber ou conta a pagar localizada.
• Status financeiro conhecido.
• Origem da conta conferida quando necessário.

Passo a passo

1. Acesse Financeiro.
2. Abra Contas a Receber ou Contas a Pagar.
3. Localize a conta.
4. Abra o detalhe.
5. Confira o status.
6. Para conta a receber, verifique se está pendente antes de editar ou baixar.
7. Para conta a pagar, verifique se está pendente antes de editar, pagar ou cancelar.
8. Se a conta já estiver recebida, paga, isenta ou cancelada, trate como registro concluído.
9. Se o valor parecer errado, revise a origem antes de tomar uma nova ação.

Observações importantes

• Conta a receber pendente pode ser editada e baixada.
• Conta a receber recebida, isenta ou cancelada não segue o mesmo fluxo.
• Conta a pagar pendente pode ser editada, paga ou cancelada.
• Fluxo de caixa não corrige contas; ele apenas mostra movimentações derivadas.

Boas práticas

• Confira o status antes de orientar o usuário.
• Abra o detalhe para validar valor, vencimento e origem.
• Use baixa apenas quando o recebimento ocorreu.
• Use pagamento apenas quando a despesa foi realmente paga.

Erros comuns

• Tentar editar conta já recebida ou paga.
• Procurar ação financeira no fluxo de caixa.
• Usar cancelamento para corrigir falta de conferência.
• Confundir finalização de consulta com baixa financeira.

Resumo

A maior parte dos bloqueios financeiros está relacionada ao status da conta. Registros pendentes permitem ações; registros encerrados exigem cuidado.

O usuário ou consultório não pode ser inativado

Objetivo

Orientar a resolução quando o sistema bloqueia a inativação de usuário ou consultório.

Quando utilizar

Use quando o administrador tenta inativar um usuário ou consultório e o sistema informa que existem vínculos ativos.

Pré-requisitos

• Usuário com perfil administrativo.
• Usuário ou consultório localizado.
• Acesso a Usuários x Consultórios.
• Confirmação de que o registro realmente deve deixar de operar.

Passo a passo

1. Acesse Configurações.
2. Abra Usuários ou Consultórios.
3. Localize o registro que deseja inativar.
4. Se a inativação for bloqueada, abra Usuários x Consultórios.
5. Busque os vínculos ativos relacionados ao usuário ou consultório.
6. Abra o detalhe do vínculo.
7. Inative os vínculos que não devem mais operar.
8. Volte para Usuários ou Consultórios.
9. Tente inativar o registro novamente.
10. Use filtro de inativos para conferir o resultado.

Observações importantes

• Usuário com vínculo ativo não pode ser inativado diretamente.
• Consultório com vínculo ativo também pode ter inativação bloqueada.
• O vínculo deve ser tratado antes do registro principal.
• Inativação preserva histórico; não é exclusão definitiva para o usuário final.

Boas práticas

• Revise vínculos antes de inativar usuários ou consultórios.
• Confirme impacto na agenda antes de inativar vínculo de médico.
• Use filtros de ativos, inativos e todos para conferir o estado final.
• Prefira inativar registros antigos em vez de criar duplicidades.

Erros comuns

• Tentar inativar usuário sem revisar consultórios vinculados.
• Tentar inativar consultório ainda usado por médico.
• Criar novo vínculo sem verificar se existe um inativo que pode ser restaurado.
• Esquecer que vínculos de médico sustentam disponibilidades e durações.

Resumo

Quando usuário ou consultório tem vínculos ativos, resolva primeiro os vínculos. Depois disso, a inativação do registro principal pode ser retomada.

Checklist operacional

Ao concluir este guia, o usuário deverá ser capaz de:

• Fazer triagem inicial por tela, perfil, filtro, status e dependência.
• Investigar agenda sem horários disponíveis.
• Diferenciar conflito de agendamento de falta de configuração.
• Revisar durações de atendimento.
• Revisar disponibilidades da agenda.
• Entender por que encaixes e horários manuais podem ser recusados.
• Identificar quando uma consulta não pode mais ser editada.
• Entender que consulta finalizada gera conta a receber.
• Identificar quando uma conta financeira não pode ser editada, baixada ou paga.
• Orientar a inativação de usuários e consultórios com vínculos ativos.
• Saber quando acionar administrador ou suporte interno com informações completas.